Rouw op de werkvloer: als fijne werkgever heb je heldere regels én een menselijk oog
‘Mooie uitvaart gewenst, ik zie je na twee dagen weer, hè!’ Als we de veel gehoorde regels mogen geloven, heeft iemand in loondienst inderdaad vaak recht op twee vrije dagen. Maar zeg eens eerlijk: hoor jij jezelf dit al zeggen tegen die ene werknemer die net zijn vader verloren is? Iemand die er helemaal doorheen zit? En wat nou als er iemand buiten de familie om is overleden, die wel als familie voelt? Vervalt dan opeens het recht op ruimte? Rouw op de werkvloer: het is een lastig onderwerp, maar wel belangrijk. Je hebt regels waaraan je je moet houden, maar ook menselijkheid die onmisbaar is. En dat is waar het gesprek begint.
Regelen is noodzakelijk, rouwen ook
Bij een overlijden kan calamiteiten- of kort verzuimverlof gelden voor de noodzakelijke zaken. Daarnaast kunnen in een cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling afspraken staan over bijzonder verlof. In Nederland bestaat geen algemene wettelijke regeling die iedere werknemer standaard recht geeft op bijvoorbeeld twee dagen rouwverlof.* Wel is dit een veelgehoord uitgangspunt waar bedrijven voor kiezen. Maar hey, wat is de definitie van ‘noodzakelijk’ eigenlijk? Tuurlijk, de uitvaart moet geregeld worden en zaken moeten afgewikkeld worden… maar daarna klopt het verdriet extra hard aan. En je verdriet de ruimte geven is minstens zo belangrijk als het regelen van zaken. In ieder geval wel als we kijken naar productiviteit, arbeidsrelatie en (werk)geluk. Dus ja: regels zijn nodig. Ze geven duidelijkheid en zorgen ervoor dat je als werkgever en -nemer weet waar je aan toe bent. Toch is het goed om bewegingsruimte vrij te houden, simpelweg omdat rouw zich niet laat vangen in tijd of aanpak.
2 dagen verlof is leuk op papier, minder in de realiteit
Het is hartstikke handig als je als bedrijf heldere regels hebt als het gaat om rouwverlof, toch vind ik persoonlijk dat we best wat kritischer mogen kijken naar de veelgehoorde twee dagen. De ene medewerker kan namelijk na een paar dagen weer voorzichtig/deels aan het werk, terwijl de ander weken nodig heeft om überhaupt weer onder de mensen te kunnen komen. En wat als je werknemer op de werkvloer in elkaar stort omdat haar beste vriendin is overleden? Iemand die als familie voelt? In heel veel regelingen staat hier helemaal niks over en zouden zelfs die twee magere dagen niet gelden. Best bijzonder, want rouw is voor iedereen anders. Niet ieder overlijden heeft dezelfde impact en niet iedereen heeft dezelfde tijd nodig om weer voorzichtig aan het werk te gaan. Mijn vraag aan jou als werkgever gaat dus eigenlijk een stuk verder dan regels en protocollen. Want weet jij eigenlijk wat die ene werknemer écht nodig heeft na dat verlies? Ga je dat gesprek aan?
Het kabinet heeft een voorstel gedaan om de regels rondom rouw en werk te veranderen. Hierin staat dat je, op basis van fulltime dienstverband, recht hebt op 5 werkdagen rouwverlof. Nuance is wel dat het gaat om een sterfgeval in een gezinssituatie. Het voorstel wordt nog besproken in de Tweede Kamer, kan nog veranderen en heeft nog geen officiële ingangsdatum.
To be continued dus.
Communicatie is key: “Wat heb je nodig?”
Het is begrijpelijk dat je als werkgever wilt dat je bedrijf zo goed mogelijk doordraait. Als iemand uitvalt, heeft dat invloed op de planning en de snelheid. Toch is het niet per se handig om in het geval van een overlijden op je zakelijke strepen te gaan staan. Je kan afdwingen dat je collega maandag gewoon weer op kantoor moet komen opdraven, maar dan denk je in uren/controle, niet in productiviteit/menselijkheid. De werknemer kan de drempel van het kantoorpand overstappen, maar de kans is groot dat er weinig werk wordt verzet. Logisch. Het lichaam is er wel, maar het hoofd is ergens anders. In dit geval is communicatie de basis. Een persoonlijk en warm gesprek met tweerichtingsverkeer. Laat zien dat je begrip hebt voor de situatie en meeleeft én vraag gewoon eens wat je werknemer van je nodig heeft. Misschien is dat een paar extra dagen, misschien tijdelijk thuiswerken of wellicht een paar uurtjes minder per dag. Later beginnen. Of juist eerder weer richting huis.
Hup, regels overboord dan maar!
Grapje natuurlijk, want zo zwart/wit hoeft het niet te zijn. 😉 Kleine bedrijven hebben vaak wat meer bewegingsruimte als het gaat om rouwverlof, grote bedrijven zitten vaak verbonden aan regels waar niet van afgeweken mag worden. Dat betekent echter niet dat je een zakelijke en gesloten houding aan hoeft te nemen. Kijk binnen de mogelijkheden eens wat je kunt betekenen. Dat je bijvoorbeeld wel vasthoudt aan die 2 dagen verlof, maar dat je vraagt of diegene het fijn vindt om de rest van de week thuis te werken. Of dat je samen kijkt naar een tijdelijke aanpassing van de werktijden. Iemand die zich gezien en gehoord voelt, staat vaak steviger dan iemand die alleen maar te horen krijgt wat volgens het personeelshandboek moet. Daarmee versterk je de arbeidsrelatie en voelt de werknemer zich meer verbonden en verantwoordelijk. En dat creëert weer duurzamer personeel.
Ruimte geven betekent niét dat je alles goed vindt
Menselijkheid betekent natuurlijk niet dat alle regels en grenzen opeens verdwijnen. Neem als voorbeeld een medewerker die twee weken wegblijft omdat de uitvaart in het buitenland is, maar die dagen ook vult met allerlei andere familieaangelegenheden. Tuurlijk, het is belangrijk dat een werknemer in rouw ruimte krijgt, maar je mag als werkgever ook zeker grenzen stellen. Tegelijkertijd is het voor de werknemer belangrijk om die afgesproken grenzen te respecteren en deze niet zelfstandig op te rekken. Deze krijgt namelijk persoonlijke ruimte, maar heeft ook zakelijke verantwoordelijkheden. Meer ruimte innemen zorgt er indirect voor dat er minder ruimte ontstaat voor collega’s die iets soortgelijk meemaken. In the end willen we allemaal dat de relaties goed blijven en dat het salaris netjes betaald wordt. Daarvoor zijn simpelweg basisregels nodig die voor iedereen gelden. Heldere communicatie, bewegingsruimte en gezonde grenzen: daar ligt de sweet spot.
Vakantiedagen laten opnemen dan maar?
Klinkt aantrekkelijk, maar mist nuance. Het kan dus in bovenstaande situatie een optie zijn, maar je kan als werkgever niet zomaar zeggen dat iemand een week vakantie moet opnemen, omdat je merkt dat ‘ie nog niet toe is aan werken. Allereerst is vakantie niet automatisch de oplossing voor rouw en daarnaast gelden er voor het opnemen eigen regels. Sla je cao, de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement er maar eens op na. Ook kun je je afvragen of het helemaal eerlijk is om werknemers op te laten draaien voor hun eigen rouwproces. Het inleveren van schaarse vakantiedagen kan voelen als een oneerlijke straf en daarmee negatief van invloed zijn op jullie werkrelatie. voorzichtig mee zijn dus.
Of zorgverlof misschien?
Hetzelfde geldt voor zorgverlof. Dit is bedoeld voor de zorg voor een ziek of hulpbehoevend persoon en heeft wettelijke voorwaarden. Rouw op zichzelf valt daar dus niet automatisch onder. Ook dit heeft weer te maken met de regels die je als bedrijf hebt vastgelegd.
(Niet) rollende euro’s: salaris, bonussen en commissies
Ook financiële afspraken verdienen aandacht. Als iemand rouwverlof opneemt of tijdelijk minder werkt door een overlijden, wordt over het algemeen het salaris doorbetaald. Let wel: dit is per cao of arbeidsovereenkomst apart opgesteld. Kijken we naar bonussen en commissies, dan is daar vaak een aparte beloningsregeling voor opgesteld. Vaak zien we dat deze niét doorbetaald worden, omdat er simpelweg niet gewerkt wordt of bepaalde targets niet gehaald worden. Het is belangrijk dat je dergelijke informatie checkt, helder hebt én bespreekt met de persoon in kwestie. En dan heb ik het niet over alleen een standaard mailtje van Suzanne van HR, maar vooral een persoonlijk en menselijk gesprek op eigen initiatief. Niets is namelijk vervelender dan iemand die midden in een rouwproces ontdekt dat de geldkraan minder hard stroomt dan gedacht. In het kader van ‘de kracht van herhaling’: kijk niet alleen naar wat er volgens de regels moet, maar ook naar wat er in de praktijk nodig is. Soms is een tijdelijke praktische afspraak veel waardevoller dan iemand op de automatische piloot verlof op laten nemen.
Eigenaarschap geven = samen groeien
Als werkgever ben je gewend om eigenaarschap te nemen. Om beslissingen te nemen, om keuzes te maken en om richting te geven. Toch is het in dit geval geen gek idee om daarin een stapje terug te doen. Door een medewerker zelf aan te laten geven wat werkt, werk je aan een basis van vertrouwen en verbinding, maar verklein je ook de kans op langdurige uitval. Het gevoel van gezien en gehoord worden legt een veilige en warme basis. Eentje waar de werknemer graag weer naar terugkomt. Misschien niet op het tempo wat jij ergens achter in je hoofd hebt, maar wel op een manier waar je blij mee mag zijn. Gemotiveerd, gedreven en betrokken. Als jij aan het begin van zo’n moeilijk proces vertrouwen en veiligheid geeft, is de kans groot dat je in een later stadium waardevolle stappen zet met elkaar. In de vorm van samenwerking, werksfeer en groei.
Ik mocht laatst de uitvaart van een jonge vrouw begeleiden. Haar man en drie zoontjes bleven achter. Hij voelde zich veilig genoeg om tegen zijn werkgever te zeggen dat hij zijn zoontjes naar school wilde brengen en iedere middag even naar het graf van zijn vrouw wilde. Ik vind het bijzonder krachtig dat hij dit durfde aan te geven en misschien nog wel bijzonderder dat zijn werkgever een cultuur heeft gecreëerd waar die ruimte gevoeld wordt. Dat is in mijn ogen namelijk waar het om draait. Niet alles kunnen oplossen, maar wel de ruimte bieden om eerlijk te vertellen wat iemand nodig heeft.
“Maar wat als het werk niet meer past?”
In sommige gevallen, voornamelijk bij een traumatisch verlies of langdurige uitval, zien we dat de functie niet meer lekker matcht. Bijvoorbeeld omdat het te complex wordt, te sociaal is of niet meer matcht met de richting die de werknemer op wil. Het kan namelijk zijn dat zingeving voor iemand een andere betekenis krijgt, waardoor het toekomstbeeld verandert. Zie of merk je als werkgever dat er iets verandert in de houding, werkwijze of output? Ga dan eens het gesprek aan en vraag hoe het écht gaat. Vraag of het werk nog goed voelt, of diegene het nog aankan of dat er misschien een wens is naar verandering. Het kan zomaar het moment zijn dat je met elkaar kijkt naar verandering van functie, zodat de persoon beter op zijn plek zit. Het kan ook zo zijn dat blijkt dat zijn of haar plek niet meer binnen jouw bedrijf is. Dat is een pittige pil om te slikken, maar het is ook hét moment om je als werkgever van je beste kant te laten zien. Door je waardering uit te spreken en mee te willen denken over een passende toekomstige werkplek. Zo laat je iemand niet vallen omdat het even anders loopt, maar help je iemand omdat je weet dat het voor hem de beste keuze is.
Samengevat: do’s & don’ts bij rouw op de werkvloer
- Ga het gesprek persoonlijk aan
- Luister eerst en vraag door
- Vraag: “Wat heb je van ons nodig?”
- Kijk samen wat haalbaar is
- Geef ruimte waar dat kan
- Wees duidelijk over wat wél en niet kan
- Laat de medewerker waar mogelijk zelf meedenken over wat werkt
- Meteen terugvallen het personeelshandboek
- Bij collega’s gaan vissen naar informatie
- Denken dat 2 dagen voor iedereen genoeg is
- De vraag om extra ruimte als misbruik zien
- Alles voor de medewerker invullen
- Beloven dat alles kan als dat niet zo is
- Vasthouden aan jullie afspraken als blijkt dat het niet werkt
Moraal van het verhaal: rouw past niet in twee dagen verlof of een personeelshandboek. Kijk dus verder dan de regels en dieper naar de mens tegenover je. Vraag wat iemand nodig heeft, geef ruimte waar het kan en wees duidelijk waar het niet kan. Want je werknemer gezien en gehoord laten voelen? Dat levert je meer op dan welke regel ook. In resultaat, samenwerking en duurzame werkrelatie.